Nos journées à tous font 24 heures. Quelle que soit votre situation, c’est un fait indiscutable. Certaines personnes ont tendance à se plaindre du fait qu’ils manquent de temps dans leurs journées pour mener à bien toutes leurs actions. A contrario, d’autres personnes arrivent accomplir beaucoup plus de choses durant ce laps de temps. Comme par magie, ils réussissent à tout faire en trouvant du temps pour eux. La raison ? Ils ont su hausser leur niveau de productivité à un niveau supérieur. Pour vous aider à faire partie de ce cercle restreint, je vais vous présenter 5 erreurs de productivité à éviter absolument.
Qu’est-ce qui distingue les personnes qui ne font pas d’erreurs de productivité des autres ?
Se demander ce qui distingue les gens qui ont du succès des autres revient à se demander ce qui distingue les personnes qui ne font pas d’erreurs de productivité des autres. Le premier élément de réponse concerne la manière qu’ont ces personnes de tirer le meilleur parti de leur temps. Ils savent se concentrer pour travailler de manière optimale sur ce qu’ils ont à faire.
Leurs niveaux de productivité atteignent alors des sommets. Ils ont appris à ne pas se laisser distraire pour se concentrer sur leurs objectifs. Ils savent gérer leur temps mais en sus, ils savent se gérer eux-mêmes. La bonne nouvelle est que vous aussi, vous pouvez atteindre un niveau de productivité supérieur. Pour cela, la première étape va consister à découvrir les 10 façons d’entraîner votre cerveau à rester concentré.
En effet, sans concentration, point de salut. Votre productivité ne pourra jamais passer au stade supérieur. Une fois votre cerveau entraîné, vous serez prêt à passer à l’étape suivante. Pour vous aider à atteindre ce stade, il vous faudra faire preuve d’autodiscipline mais également éviter 5 erreurs de productivité communes que je vais vous présenter.
1. Le multitâche est une des erreurs à éviter pour mieux se concentrer et augmenter votre productivité
Le multitâche n’est pas une bonne idée. A chaque fois que nous faisons du multitâche, nous obligeons notre cerveau à travailler plus dur qu’il ne le devrait. Certains croient que le multitâche les aide à en faire plus en moins de temps. Mais la réalité est tout autre. Il a été scientifiquement prouvé à plusieurs reprises que le multitâche est une des erreurs de productivité à éviter absolument.
Vous devez être conscient que vous perdez plus de temps lorsque vous faites du multitâche. Vous gaspillez du temps et une énergie précieuse. Si vous voulez atteindre un niveau de productivité optimal, vous devez renoncer à l’envie de faire plus d’une chose à la fois !
Afin d’être plus clair, je vais vous donner un exemple qui vous parlera tout de suite. Lire un email pendant que vous écrivez un article semble bien inoffensif à première vue. Mais, cette petite distraction anodine est suffisante pour briser votre flux de concentration et faire chuter drastiquement votre productivité. La recherche est claire sur ce point. La récupération de l’attention perdue pour revenir à une tâche prend en moyenne plus de 20 minutes.
La prochaine fois que vous voulez faire plusieurs choses à la fois, rendez-vous service et éviter de le faire pour ne pas faire une erreur nuisant à votre productivité.
2. Remettre à plus tard votre tâche la plus pénible de la journée est une des erreurs de productivité à proscrire
Le matin, après vous êtes réveillé, vous allez regarder votre liste de tâches à faire pour la journée. Dans cette liste, il est probable que certaines tâches vous paraissent plus pénibles à réaliser que d’autres. C’est tout à fait naturel. Néanmoins, comme le disait Mark Twain :
« Vous devriez manger une grenouille vivante dès le matin et rien de pire ne pourra vous arriver ensuite pour le rester de la journée. »
Mark Twain
Ainsi, Mark Twain met en évidence le fait qu’il est impératif de commencer la journée en réalisant la tâche la plus pénible que vous avez à faire. En effet, en procédant de la sorte, vous serez ensuite débarrassé d’un poids et votre productivité n’en sera que boosté. Pourquoi ? Tout simplement car vous aurez alors l’esprit plus libre.
Une des erreurs de productivité à éviter est donc de commencer par les tâches les plus faciles à réaliser. Cela va quelque peu à l’encontre des principes de la méthode GTD que nous vous avons précédemment présenté. Néanmoins, il est important de savoir faire preuve de pragmatisme en adaptant GTD avec cette astuce de productivité.
Au cas où vous auriez besoin d’une preuve supplémentaire, sachez que le comportementaliste Dan Ariely a prouvé que les deux premières heures de la journée sont celles où nous sommes les plus productifs. Notre niveau d’énergie est optimal à ce moment de la journée. C’est pourquoi il fait sens de s’attaquer aux tâches les plus compliquées dès le début de la journée.
Afin d’être sûr et certain d’agir de la sorte, Dan Ariely conseille de prévoir la veille ce par quoi vous allez attaquer votre journée le lendemain matin. En agissant ainsi, vous ne perdrez pas d’énergie à réfléchir par quoi vous devez commencer votre journée au moment même où votre niveau d’énergie est optimal. Savoir clairement ce que vous avez à faire dès le matin va donc augmenter considérablement votre niveau de productivité.
3. Tout faire soi-même et ne pas savoir déléguer
Nous avons vus qu’il n’existe qu’un nombre limité d’heures au cours desquelles vous pouvez travailler chaque jour. Vous ne pouvez donc pas tout faire. C’est une évidence bien que certains semblent encore en douter quelque fois. Si vous vous obstinez à tout faire vous-même, vous risquez de ne pas atteindre vos objectifs. Ce serait dommage.
Il est donc crucial que vous vous concentriez uniquement sur les tâches que personne d’autre ne peut, ou ne devrait, accomplir à votre place. Déléguez tout ce que vous pouvez confier à des personnes de confiance. Cela constituera autant de tâches en moins que vous aurez à réaliser. En refusant de déléguer, vous perdez une énergie inestimable. De plus, il y a de fortes chances que vous perdiez un temps précieux sur des choses qui ne sont pas prioritaires.
Pourquoi n’arrivez-vous pas à déléguer ?
Si vous avez encore peur de déléguer, vous devriez vous demander pourquoi vous n’y arrivez pas. Bien souvent, cela est dû à une peur irrationnelle de la délégation. Cette peur vient de l’idée que vous êtes le seul capable de faire le travail à la perfection. Vous avez l’impression que ne pas faire quelque chose vous-même est un risque.
Cependant, si vous faites le choix de sortir de votre zone de confort pour atteindre la zone de croissance, vous réaliserez que le fait de confier certaines tâches à des experts ou à des professionnels s’avère la plupart du temps un choix gagnant. Vous obtiendrez un travail plus efficace en moins de temps.
Apprenez à déléguer en 6 étapes
Si déléguer n’est pas une chose innée chez vous, voici 6 étapes qui vous aideront à y arriver :
- Sélectionner l’expert approprié pour la tâche
- Définir ce qui doit être fait et à quel moment
- Passer du temps à planifier la tâche avec l’expert choisi
- Établir un résultat à la fois mesurable et réalisable
- Faire des feedback à intervalles réguliers
- Revoir la tâche une fois celle-ci terminée
Retenez donc que vous serez toujours gagnant en déléguant à condition de choisir la bonne personne.
4. Parcourir le Web nuit à votre productivité
Internet est une aubaine qui peut se transformer très rapidement en fléau pour les personnes qui se laissent submerger et commencent à y passer trop de temps. Si vous ne prenez pas garde, il devient facile de perdre vos heures précieuses de travail à parcourir le Web. Cela comprend les heures passées sur Facebook et YouTube bien entendu.
De nombreuses études ont montré que les médias sociaux étaient la cause numéro un des innombrables heures de procrastination passées sur Internet. Le problème ne s’arrête pas là. Parfois, passer trop de temps à vérifier vos emails ou à lire des articles inhabituels sur Wikipedia peut facilement vous détourner de ce que vous devez faire. C’est encore une des erreurs communes de productivité à éviter.
Le moyen le plus simple et le plus sûr d’éviter cette habitude improductive est de se libérer de l’addiction aux smartphones avec un plan en 30 jours qui a fait ses preuves. Outre ce plan, vous allez devoir apprendre à ne pas être constamment en train de surveiller ce qu’il se passe sur le Web. Planifiez des plages sur lesquelles vous irez lire vos emails et voir quelques actualités.
Pour être sûr de tenir cette promesse, des outils existent. Ainsi, vous pourrez bloquer Internet sur des plages données afin de booster votre productivité en vous concentrant exclusivement sur vos tâches à réaliser. En vous ménageant une zone de travail sans distractions, vous atteindrez le niveau de productivité des personnes à succès. C’est une certitude. Il ne vous reste plus qu’à essayer.
5. Réfléchir à l’excès est également une des erreurs de productivité classiques à éviter
Quand on parle de productivité et d’erreurs à éviter, il en est une qui revient fréquemment. Il s’agit du fait de réfléchir à l’excès. Le pire avec cette fâcheuse habitude, c’est qu’elle vous fait perdre un temps précieux car vous avez tendance à trop vous poser de questions avant de passer à l’action.
Avec Google, vous avez un océan d’informations à portée de clics. Il peut donc être tentant d’étudier toujours plus d’informations avant de prendre une décision. Cependant, cela va poser un problème de taille. Chaque fois que vous allez ouvrier un nouveau lien, vous aurez de nouvelles choses à apprendre et à analyser. Dans ces conditions, vous ne ferez que reculer le moment où vous allez passer à l’action.
Ce processus de sur-pensée est bien connu du monde de la psychologie. En effet, l’analyse qui est censée vous aider va en réalité vous troubler au point de vous paralyser. Le psychologue Barry Schwartz appelle cela le « paradoxe du choix ». A ce sujet, je ne saurais que trop vous conseiller de visualiser sa présentation lors du TED Global 2005 :
Ses conclusions sont sans appel. Elles indiquent que, même si un plus grand choix peut mener à de meilleurs résultats, il s’accompagne d’un bagage de conditions négatives comme l’anxiété, la paralysie et l’indécision. Bien que le fait de réfléchir soit une habileté inestimable, le fait de sur-penser est l’un des plus grands obstacles entre vous et votre objectif.
En bref, ne faites pas l’erreur de réfléchir à l’excès pour garder un niveau de productivité optimal.
Conclusion
Le fait d’éviter les 5 erreurs de productivité présentées dans cet article va vous permettre de passer au stade supérieur. La productivité optimale ne sera pas pour autant garantie car il s’agit d’un chemin long et difficile pour y arriver. Néanmoins, vous vous en rapprocherez fortement. C’est pourquoi vous devez en tenir compte dès maintenant et les éviter absolument.
En gardant ces conseils à l’esprit et en les appliquant régulièrement, vous obtiendrez des résultats concrets. C’est ainsi que vous vous rapprocherez de la fameuse zone de croissance au sein de laquelle vous pourrez atteindre vos objectifs tout en ayant du temps à consacrer aux proches qui vous sont chers.
